Dua aspek utama struktur organisasi adalah pembagiankerja dan departementalisasi. Pembagian kerja merupakan pemecahan suatu tugas kerja sehingga setiap anggota dalam organisasi bertanggungjawab dan melaksanakan seperangkat aktivitas yang terbatas dan bukan keseluruhan tugas. Sedangkan departementalisasi adalah pengelompokkan aktivitas pekerjaan sehingga aktivitas dan hubungan yang serupa dan logis dapat diselenggarakan secara serempak.Departemtalisasi mewakili struktur formal suatu organisasi seperti telah dideskripsikan dalam baganorganisasi.
Dalam struktur organisasi, tujuan
utama dua aspek penting diatas adalah
untuk memudahkan proses komunikasi, pengambilan keputusan, evaluasi hasil
kerja, imbalan, sosialisasi, dan karier.
Kelima aktiitas tersebut merupakan prosesorganisasi yang masing-masing akandideskripsikan sebagai berikut :
1. Proses komunikasi
2. Proses pengambilan keputusan
3. Proses evaluasi hasil karya
4. Proses imbalan
5. Proses sosialisasi dan proses karier
1.Proses komunikasi
Komunikasi dapat didefinisikan sebagai penyampaian informasi dan pengertian dengan menggunakan tanda yang sama. Komunikasi sangat penting karena para manajer dalam suatu organisasi jarang bekerja dengan menggunakan barang tetapi lebih sering menggunakan informasi mengenai barang itu. Komunikasi tidak dapat dihindarkan dalam setiap fungsi organisasi karena setiap manajer harus menjadi seorang widiasuara. Meskipun sudah ada kemajuan yang pesat dalam teknologi komunikasi dan informasi, namun komunikasi antar individu dalam organisasi tetap diperlukan.Komunikasi antar individu tidak bergantung pada teknologi, tetapi bergantung pada kekuatan dalam diri individu dan dalam lingkungannya. Komunikasi adalah proses di dalam orang.
Proses komunikasi dalam suatu organisasi harus memberi kemungkinan dalam empat arah yang berbeda,kebawah, ke atas, horizontal dandiagonal. Deskripsi dari arah komunikasi tersebut sebagai berikut :
1.Komunikasi ke bawah.
2.Komunikasi ke atas
3.Komunikasi horizontal
4.Komunikasi diagonal
1. Komunikasi ke bawah.
Mengalir dari orang pada hierarki yang lebih tinggi ke jenjang yang lebih rendah. Misalnya dalam bentuk instruksi, memo resmi, prosedur, pedoman kerja, pengumuman, dan sebagainya.
2. Komunikasi ke atas
Porsi ini sebenarnya dituntut untuk seimbang dengan komunikasi ke bawah. Berbeda dengan komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas mengalir dari orang pada hierarki yang lebih rendah kejenjang yang lebih tinggi. Misalnya, dalam bentuk kotak saran,pertemuan kelompok, pengaduan, dan sebagainya.
3. Komunikasi horizontal
Merupakan pertimbangan utama dalam desain organisasi,namun organisasi yang efektif memerlukan juga komunikasi horizontal yang sangat perlu bagi koordinasi dan integrasi dari beraneka ragam fungsi keorganisasian. Misalnya, komunikasi antar produksi dan pemasaran dalam organisasi bisnis, dsb.
4. Komunikasi diagonal
Merupakan jalur komunikasi yang paling jarang digunakan,komunikasi diagonal penting dalam situasi ketika para anggiota tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui jalur ini.
2. Proses pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh seseorang dalam usaha memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi,kemudian menetapkan salah satu alternatif yang dianggap paling rasional dan sesuai dengan sistem. Dalam suatu organisasi yang mengambil keputusan adalah manajer. Kualitas keputusan yang diambil olehmanajer merupakan ukuran dari efektivitas mereka.Setiap keputusan adalah hasil proses yang dinamis yang dipengaruhi oleh kekuatan yang banyak sekali.Proses pengambilan keputusan merupakan aktivitas yang berurutan dan bukannya sebagai serangkaian langkah. Kajian mengenai desain umum tentang proses pengambilan keputusan biasanya ditekankan pada keputusan yang tak terprogram.
Proses pengambilan keputusan yang dimaksudkan adalah :
1. Menetapkan tujuan dan sasaran khususdan mengukur hasilnya,
2. Identifikasi permasalahan,
3. Mengembangkan alternatif,
4. Mengevaluasi alternatif,
5. Memilih alternatif,
6. Melaksanakan keputusan, serta
7. Pengendalian dan penimbangan
Kelima aktiitas tersebut merupakan prosesorganisasi yang masing-masing akandideskripsikan sebagai berikut :
1. Proses komunikasi
2. Proses pengambilan keputusan
3. Proses evaluasi hasil karya
4. Proses imbalan
5. Proses sosialisasi dan proses karier
1.Proses komunikasi
Komunikasi dapat didefinisikan sebagai penyampaian informasi dan pengertian dengan menggunakan tanda yang sama. Komunikasi sangat penting karena para manajer dalam suatu organisasi jarang bekerja dengan menggunakan barang tetapi lebih sering menggunakan informasi mengenai barang itu. Komunikasi tidak dapat dihindarkan dalam setiap fungsi organisasi karena setiap manajer harus menjadi seorang widiasuara. Meskipun sudah ada kemajuan yang pesat dalam teknologi komunikasi dan informasi, namun komunikasi antar individu dalam organisasi tetap diperlukan.Komunikasi antar individu tidak bergantung pada teknologi, tetapi bergantung pada kekuatan dalam diri individu dan dalam lingkungannya. Komunikasi adalah proses di dalam orang.
Proses komunikasi dalam suatu organisasi harus memberi kemungkinan dalam empat arah yang berbeda,kebawah, ke atas, horizontal dandiagonal. Deskripsi dari arah komunikasi tersebut sebagai berikut :
1.Komunikasi ke bawah.
2.Komunikasi ke atas
3.Komunikasi horizontal
4.Komunikasi diagonal
1. Komunikasi ke bawah.
Mengalir dari orang pada hierarki yang lebih tinggi ke jenjang yang lebih rendah. Misalnya dalam bentuk instruksi, memo resmi, prosedur, pedoman kerja, pengumuman, dan sebagainya.
2. Komunikasi ke atas
Porsi ini sebenarnya dituntut untuk seimbang dengan komunikasi ke bawah. Berbeda dengan komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas mengalir dari orang pada hierarki yang lebih rendah kejenjang yang lebih tinggi. Misalnya, dalam bentuk kotak saran,pertemuan kelompok, pengaduan, dan sebagainya.
3. Komunikasi horizontal
Merupakan pertimbangan utama dalam desain organisasi,namun organisasi yang efektif memerlukan juga komunikasi horizontal yang sangat perlu bagi koordinasi dan integrasi dari beraneka ragam fungsi keorganisasian. Misalnya, komunikasi antar produksi dan pemasaran dalam organisasi bisnis, dsb.
4. Komunikasi diagonal
Merupakan jalur komunikasi yang paling jarang digunakan,komunikasi diagonal penting dalam situasi ketika para anggiota tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui jalur ini.
2. Proses pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan adalah serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh seseorang dalam usaha memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi,kemudian menetapkan salah satu alternatif yang dianggap paling rasional dan sesuai dengan sistem. Dalam suatu organisasi yang mengambil keputusan adalah manajer. Kualitas keputusan yang diambil olehmanajer merupakan ukuran dari efektivitas mereka.Setiap keputusan adalah hasil proses yang dinamis yang dipengaruhi oleh kekuatan yang banyak sekali.Proses pengambilan keputusan merupakan aktivitas yang berurutan dan bukannya sebagai serangkaian langkah. Kajian mengenai desain umum tentang proses pengambilan keputusan biasanya ditekankan pada keputusan yang tak terprogram.
Proses pengambilan keputusan yang dimaksudkan adalah :
1. Menetapkan tujuan dan sasaran khususdan mengukur hasilnya,
2. Identifikasi permasalahan,
3. Mengembangkan alternatif,
4. Mengevaluasi alternatif,
5. Memilih alternatif,
6. Melaksanakan keputusan, serta
7. Pengendalian dan penimbangan
3. Proses evaluasi hasil karya
Evaluasi
dirancang untuk memberikan kepada orang yang dinilai dan orang yang menilai
atau manajer,informasi mengenai hasil karya. Secara umum bahwa tujuan evaluasi
hasil karya adalah untuk mencapai kesimpulan yang evaluatif atau yang member pertimbangan
mengenai hasil karya dan untuk mengembangkan karya lewat program.
Secara khusus evaluasi hasil karya dapat memberi dampak sebagai berikut :
1. Program evaluasi hasil karya yang dirancang dan dilaksankan dengan baik dapat memiliki pengaruh motivasional terhadap para bawahan, antara laindapat merangsang peningkatan, mengembangkanrasa tanggung jawab, dan menaikkan keterikatankepada organisasi.
2. Meningkatkan pengertian manajerial.
3. Memberikan dasar bagi perencanaan, pelatihan danpengembangan.
4. Mengurangi pilih kasih dalam mengambil keputusan manajerial yang penting.
Prosedur evaluasi hasil karya tradisional yang masih sering digunakan dalam suatu perusahaan, antara lain sebagai berikut :
1.Skala penilaian.
Teknik ini merupakan prosedur evaluasi hasil karya yang tertua dan paling luas digunakan yang dalam praktiknya terdapat beberapa bentuk. Penilai diberi sebuah formulir yang dicetak,satu formulir bagi setiap bawahan yang harus dinilai. Isi formulir biasanya mengandung sejumlah karakteristik hasil karya yang harus dinilai.
2.Cerita deskriptif
Prosedur ini menuntut agar penilai (manajer) mendeskripsikan pokok-pokok kekuatan dan kelemahan orang yang dinilai.Sebenarnya metode ini hanya sedikit memberi kesempatan untuk membandingkan para bawahan yang dinilai mengenai dimensi karya spesifik
3.Daftar cek yang dibobot.
Prosedur ini terdiri atas sejumlah pertanyaan yang menjelaskan beraneka macam dan tingkat perilaku bagi suatu pekerjaan tertentu. Masing-masing pernyataan mempunyai bobot atau nilai yang diberikan kepadanya. Penilaian mengevaluasi setiap bawahan dengan mengecek pernyataan yang menjelaskan perilaku individual. Tanda cek dan bobot yang sesuai dijumlahkan bagi setiap bawahan.
Secara khusus evaluasi hasil karya dapat memberi dampak sebagai berikut :
1. Program evaluasi hasil karya yang dirancang dan dilaksankan dengan baik dapat memiliki pengaruh motivasional terhadap para bawahan, antara laindapat merangsang peningkatan, mengembangkanrasa tanggung jawab, dan menaikkan keterikatankepada organisasi.
2. Meningkatkan pengertian manajerial.
3. Memberikan dasar bagi perencanaan, pelatihan danpengembangan.
4. Mengurangi pilih kasih dalam mengambil keputusan manajerial yang penting.
Prosedur evaluasi hasil karya tradisional yang masih sering digunakan dalam suatu perusahaan, antara lain sebagai berikut :
1.Skala penilaian.
Teknik ini merupakan prosedur evaluasi hasil karya yang tertua dan paling luas digunakan yang dalam praktiknya terdapat beberapa bentuk. Penilai diberi sebuah formulir yang dicetak,satu formulir bagi setiap bawahan yang harus dinilai. Isi formulir biasanya mengandung sejumlah karakteristik hasil karya yang harus dinilai.
2.Cerita deskriptif
Prosedur ini menuntut agar penilai (manajer) mendeskripsikan pokok-pokok kekuatan dan kelemahan orang yang dinilai.Sebenarnya metode ini hanya sedikit memberi kesempatan untuk membandingkan para bawahan yang dinilai mengenai dimensi karya spesifik
3.Daftar cek yang dibobot.
Prosedur ini terdiri atas sejumlah pertanyaan yang menjelaskan beraneka macam dan tingkat perilaku bagi suatu pekerjaan tertentu. Masing-masing pernyataan mempunyai bobot atau nilai yang diberikan kepadanya. Penilaian mengevaluasi setiap bawahan dengan mengecek pernyataan yang menjelaskan perilaku individual. Tanda cek dan bobot yang sesuai dijumlahkan bagi setiap bawahan.
4.Metode pengangkatan
Pada teknik ini, manajer menggunakan prosedur urutan pangkat untuk menilai semua bawahannya.Bawahan diberi pangkat menurut nilai relatif mereka bagi perusahaan mengenai satu dimensi hasil karya atau lebih.
4. Proses imbalan
Cara dan penetapa waktu pembagian imbalanmerupakan permasalahan penting yang harusdihadapi oleh manajer sehari-hari, imbalanyang dibagi oleh manajer meliputi upah,mutasi, promosi, pujian dan penghargaan.Tujuan umum dari program imbalan adalah :
a. Untuk menarik orang yang memenuhi syarat sehinggabersedia memasuki organisasi;b. Menjaga saupaya para bawahan datang ke pekerjaan;c. Memotivasi para bawahan untuk bekerja lebih giatsehingga mencapai tingkat hasil karya yang lebih tinggi
5. Proses sosialisasi dan proses karier
Sosialisasi keorganisasian adalah prosesyang dialami individu untuk menghargai nilai,kemampuan, perilaku yang diharapkan, danpengetahuan sosial yang diperlukan untukmengasumsikan peran keorganisasian danuntuk beradaptasi sebagai anggotaorganisasi.Tahap proses sosialisasi meliputi :
a.Sosialisasi persiapan
b.Akomodasi
c.Manajemen peran
Pada teknik ini, manajer menggunakan prosedur urutan pangkat untuk menilai semua bawahannya.Bawahan diberi pangkat menurut nilai relatif mereka bagi perusahaan mengenai satu dimensi hasil karya atau lebih.
4. Proses imbalan
Cara dan penetapa waktu pembagian imbalanmerupakan permasalahan penting yang harusdihadapi oleh manajer sehari-hari, imbalanyang dibagi oleh manajer meliputi upah,mutasi, promosi, pujian dan penghargaan.Tujuan umum dari program imbalan adalah :
a. Untuk menarik orang yang memenuhi syarat sehinggabersedia memasuki organisasi;b. Menjaga saupaya para bawahan datang ke pekerjaan;c. Memotivasi para bawahan untuk bekerja lebih giatsehingga mencapai tingkat hasil karya yang lebih tinggi
5. Proses sosialisasi dan proses karier
Sosialisasi keorganisasian adalah prosesyang dialami individu untuk menghargai nilai,kemampuan, perilaku yang diharapkan, danpengetahuan sosial yang diperlukan untukmengasumsikan peran keorganisasian danuntuk beradaptasi sebagai anggotaorganisasi.Tahap proses sosialisasi meliputi :
a.Sosialisasi persiapan
b.Akomodasi
c.Manajemen peran
Tidak ada komentar:
Posting Komentar